Forum Sirius 2019 à Lyon - Compte-rendu

COMPTE-RENDU DU FORUM SIRIUS 2019

"Lyon connaissance..."

Pour cette 22e édition du Forum Sirius, la salle de la réunion plénière était comble : nous avons accueilli 180 siriusiens (80 structures) venus de toute la France au TNG et aux Subsistances, nos structures partenaires pour l'occasion.

Cette année, la nouvelle interface de vente en ligne continue d'être d'actualité. L'interface pour la réservation des abonnements, développée en lien avec notre partenaire, Silex, a pu être présentée lors de la réunion.

Aux rituels ateliers du mardi, se sont ajoutées des sessions de discussions. Celles-ci ont contribué à redonner au Forum Sirius une de ses fonctions phare : l'échange.

Voici notre compte-rendu !

Sirius et le TNG

Le TNG - Théâtre Nouvelle Génération - Centre Dramatique Nationale de Lyon est une scène dédiée aux spectacles jeune public. Il est membre du réseau ACDN regroupant 35 CDN et 3 Centres dramatiques régionaux. Le TNG s'équipe de Sirius en 2000 et du module de vente en ligne en 2015.

Sirius et les Subsistances

Les Subsistances : un lieu pluridisciplinaire investi dans des créations artistiques contemporaines (danse, théâtre, cirque, musique, numériques). Les Subs s'équipent de Sirius en 2003, de la vente en ligne en 2014 et acquièrent la nouvelle interface de vente en ligne pour la rentrée 18/19 : visitez leur site pour avoir un aperçu grandeur nature.

Remerciements

Toute l'équipe Sirius remercie chaleureusement les équipes du Théâtre Nouvelle Génération et des Subsistances représentées respectivement par Delphine Drevon, directrice des RP et Bénédicte Beaudot, secrétaire générale qui ont accueilli les participants par un mot de bienvenue.

Les structures présentes au Forum Sirius 2019

Consultez la liste complète des participants 2019

EVOLUTIONS DE LA VENTE EN LIGNE

LA PRISE D'ABONNEMENT DANS LA NOUVELLE INTERFACE

Une page dédiée aux abonnements/adhésions décrit les formules
Les formules d'abonnement ou d'adhésion peuvent être regroupées par famille

On construit son abonnement spectacle par spectacle, par activation de la petite cellule "on/off" affichée pour chaque spectacle
Les places déjà sélectionnées sont réservées pour l'internaute le temps de son panier
Pour les séances numérotées, on choisit dans le plan de salle

Le contrôle de la conformité de l'abonnement se fait de manière dynamique en fonction de la formule souscrite et de la sélection de l'internaute :

LE CONTRÔLE DES CARTES PENDANT L'ACHAT

Le contrôle du droit au tarif est effectué dès la sélection du tarif :

PAGE D'ACCUEIL

Une page d'accueil billetterie vous permet de définir des messages à l'attention des internautes
Par défaut cette page affiche les spectacles repérés comme bientôt complets
Webmasters, services communication, ou billetterie pourront facilement, depuis le backoffice, définir des messages dédiés à la vente en ligne
On visualise facilement les différents accès proposés : vente à l'unité, vente de formules, vente de produits etc.

LA NOUVELLE INTERFACE DU SITE DE VENTE EN LIGNE

LA NOUVELLE INTERFACE EN IMAGES

Amélioration de l'expérience utilisateur
Recherche d'un spectacle
Tri du résultat
Vignettes-photos illustrent les spectacles
Panier toujours visible
Zones affichables/masquables
Visibilité directe d'un choix via le plan de salle
Code couleur intuitif (vert/orange/rouge) pour signifier la disponibilité
Des infos complémentaires

Placement dans le plan, y compris places séparées
Changement de séance directement depuis le pop-up "plan de salle"

Liste des tarifs clarifiée et dans menu déroulant

Un récapitulatif de panier clair et lisible
Ajout de prestations depuis le panier

Personnalisation du bandeau et du fond, en accord avec vos visuels, logo, polices, couleurs

Navigation optimisée pour tous les écrans (Responsive design)

La mise en place de la nouvelle interface pour la vente en ligne fait l'objet d'un devis.

Pour tout renseignement, contactez-nous.

Evolutions fonctionnelles de Sirius

Réunion lundi - Laurent Deprecq

LE BACKOFFICE DE LA NOUVELLE VENTE EN LIGNE

Ce que vous pourrez faire vous-même

Premièrement : plus besoin d'avoir Sirius pour modifier certains éléments de votre site de vente en ligne. Pour mettre en place les visuels des spectacles, l'interface fonctionne avec des outils basiques et intuitifs (parcourir ou copier/coller pour récupérer votre visuel, envoyer pour mettre en ligne).

Vous visualisez en direct les effets de vos modifications:

Soyez également tout à fait autonome pour mettre votre site "OFF" ou programmer son arrêt sur une période d'inativité ou d'indisponibilité technique.

Définissez votre thème

L'interface de définition du thème vous permet de définir la couleur de fond des pages de réservation, la police et la taille des caractères de certaines rubriques ainsi que le logo de votre structure.

Plusieurs thèmes peuvent être définis et associés à différents calendriers.

CE QUE NOUS AVIONS PREVU D'ABORDER...

Export des données

A l'occasion du développement de la nouvelle interface de vente en ligne, Sirius a mis en place ce que l'on appelle une API : c'est une sorte d'encyclopédie des fonctionnalités complètes de la vente en ligne.

Celle-ci peut donc contribuer à rendre disponibles pour des prestataires tiers et à votre demande certaines données en vue d'établir des analyses croisées, des graphiques et autres traitements complexes des données.

Scolaires

La nouvelle interface de Vente en ligne comporte un module additionnel de réservation pour les scolaires.

Le principe actuellement en place au Volcan, Scène Nationale du Havre est le suivant :

- Envoi par le Théâtre à une liste de profs d'un lien vers une page dédiée.
- Le prof s'inscrit et reçoit un mail à partir duquel il accède à son compte
- Une fois son compte renseigné (coordonnées, établissement etc.), le prof sélectionne les séances. Il a la possibilité de définir un ordre de préférence.
- Des commandes avec des places en attente sont générées.
- Un gestionnaire valide les choix des professeurs depuis un tableau d'où il consulte facilement les préférences des profs sur tels ou tels spectacles.

Exports comptables standardisés

Sirius permettait déjà l'export de données comptables du journal des transactions pour faciliter l'enregistrement, dans des logiciels comptables tiers.

Cet export était la plupart du temps personnalisé et soumis aux aléas des modifications des systèmes externes.

Pour rationaliser et optimiser ces exports, ces derniers ont été repensés : Sirius intègre une table de correspondance en le paramétrage Sirius et la codification nécessaire à l'export comptable. Cette table est directement accessible depuis Sirius et vous permettra d'avoir la main sur cette correspondance.

DES NOUVELLES DE MAIA

Stabilité ++

Emmanuel, notre télé-développeur continue d'améliorer Maia

Une mise à jour du programme Maia est disponible : elle améliore considérablement la stabilité du programme
Cette nouvelle version du programme Maia, récemment expérimentée par exemple à la MC2 de Grenoble, à la Scène Nationale du Volcan ou au Théâtre Charles Dullin de Quevilly a satisfait les utilisateurs : on observe une nette amélioration du contrôle
Un nouveau matériel de contrôle est également proposé (douchettes avec batterie plus importante, la performance réseau est favorisée par des capteurs plus sensibles et on les munit d'une housse silicone d'un joli bleu Atlantique tirant sur le bleu glacier...)
Les places contrôlées sont mieux identifiées et la maquette de comptage des spectateurs venus a été améliorée

LE COIN LEGISLATIF

Réunion lundi - Henri Truphème

SIBIL - Système d'Information sur la Billetterie

Interface entre Sirius et SIBIL : Cocorico, à ce jour, Sirius est le seul prestataire à offrir à ses clients une procédure de télédéclaration directement depuis le logiciel de billetterie...

Les premières données transmises via une interface à SIBIL, système de collecte des données de billetterie du Ministère de la Culture, proviennent d'une structure équipée de Sirius :D

Le Théâtre Liberté de Toulon a en effet expérimenté avec succès, fin 2018, la nouvelle interface de déclaration des recettes de billetterie mise à disposition des utilisateurs par Sirius.

Avant toute déclaration via cette interface, consultez notre doc en ligne (depuis Sirius, menu Système, forumsirius, La DOC en ligne). Une mise à jour récente clarifie la notion d'utilisateur SIB de billetterie à créer impérativement depuis votre compte SIBIL normal avant d'entamer toute démarche de télédéclaration.

RGPD

RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données

Depuis l'entrée en vigueur le 28/05/18 du Règlement Général sur la Protection des Données, de nombreuses structures ont réfléchi aux informations collectées dans leur fichier. Ce réglement a donc souvent agi comme un accélérateur restructuration autour du fichier clients.

Si certains procèdent aux envois comme avant, en s'assurant que la possibilité pour le destinataire de se désinscrire est bien systématique, d'autres ont pris le parti d'une remise à plat générale de leur fichier client. L'idée est d'être dans les clous quant à la question du consentement : ceux-là ont envoyé une enquête par emailing permettant aux spectateurs de réaffirmer ou d'infirmer leur consentement pour la réception de mails ou de sms.

Sirius, pour faciliter la mise en conformité de ses clients, a modifié la fonction d'envoi d'emailings et sms : les fiches concernées par une campagne d'envoi font l'objet d'une vérification du consentement.

La nécessité de permettre le désabonnement est renforcée : si le lien de désinscription ne figure pas dans le mail, l'expéditeur le voit clairement.

Lors de vos envois, sachez qu'un registre des envois est tenu par Sirius et stocké en ligne. Il pourra être consulté par des autorités de contrôle comme la CNIL.

Lors de l'achat, l'internaute devrait, c'est la responsabilité du théâtre de s'en assurer, se voir poser la question sur son consentement à l'utilisation de ses coordonnées à d'autres fins que les échanges légitimes concernant sa réservation (réception de newsletter ou transmission de ses coordonnéesà des partenaires).

ATELIERS

12 ateliers d'une heure pour s'informer, apprendre et se perfectionner sur Sirius

Cliquez dans les zones de votre choix pour afficher le plan et/ou compte-rendu de l'atelier

ECHANGES DISCUSSIONS

Archivage

Le principe dans Sirius de réutilisation des données (permanence des éléments du paramétrage non saisonnier comme les tarifs et les salles mais aussi activités ou formulaires dans le saisonnier) permet d'optimiser le paramétrage chaque saison. Par ailleurs, des données communes à de multiples saisons favorisent le travail d'analyse sur l'évolution des ventes (exemples abonnements).

La question, quand les saisons elle-mêmes se sont multipliées et les politiques tarifaires avec, est la suivante : comment faire à la fois du ménage et du vide dans le paramétrage tout en conservant des historiques analysables ?

2 Types d'archivages existent :

- Archivage des Tarifs : où on regroupe dans un tarif dit _Archive tous les tarifs qui ne sont plus utilisés.

Attention, cet archivage rend les états du calendrier inutilisables sur les saisons qui comportaient les tarifs archivés. Seuls les états de recette du journal sont valables. On opère ce type d'archivage quand les dits-tarifs ne sont plus actifs depuis au moins 3 à 4 saisons.

- Archivage par création d'un nouveau Sirius. On repart d'un Sirius vierge (journal, commandes et paramétrages). Seul le fichier est conservé. On peut y conserver les infos d'historiques des saisons souhaitées sous la forme d'actions. On peut toujours accéder à son "ancien Sirius" pour, par exemple faire des filtres sur des spectacles passés. Ces filtres sont ensuite importables par un simple "coller" dans le nouveau Sirius.

La discussion sur l'archivage a permis de relever les points suivants :

Tarifs : Les utilisateurs souhaiteraient avoir, dans le paramétrage saisonnier, la possibilité de cacher ou griser une liste des tarifs invalidés qui, quand ils sont nombreux, polluent la lisibilité. Idée de pouvoir avoir des familles de tarifications.

Formulaires : Demande pour une suppression ou une réutilisation (actuellement, on ne peut changer le code) plus simple des formulaires

Modèle de salles : pouvoir les supprimer.

Opérateurs : Il est inutile de multiplier les opérateurs quans ces derniers sont des saisonniers. Opter pour des opérateurs génériques (exemple RA1 pour un opérateur renfort abonnement par exemple). Actuellement, la conservation des opérateurs dans le paramétrage est liée à la contrainte dans le journal de conservation des transactions d'ouvertures et fermetures de caisses.

=>Ce qui ressort de cette discussion correspond à un projet qui figure déjà dans le planning de développement, à savoir, la refonte des fenêtres et des fonctions du paramétrage. Si ce "nouveau paramétrage" doir permettre d'améliorer la création de spectacles (notamment par la mise en place de grilles tarifaires associables aux spectacles ou idée de spectacle modèle), elle doit aussi tenir compte de la nécessité de regrouper des données de paramétrages anciens.

Sur la question du placement, des place en attente et autres

Cette discussion a permis d'évoquer les différentes façons de procéder et les outils qui permettent d'optimiser la gestions de sa salle.

On a montré les outils qui permettaient de changer rapidement des places de réserve (on s'affranchit de la trousse et de sa réinitialisation lors de la validation de l'opération) et de manière générale, les outils présents dans le menu "Fenêtre", "Plan de salle".

Il a été question de la notion de surjauge : pour des raisons de souplesse d'utilisation, Sirius met à disposition des utilisateurs une jauge de places supplémentaire sur les plans numérotés. Cette jauge supplémentaire est invalidée. Lors de la représentation, quand la séance est complète et que par exemple, des invités ne se sont pas présentés, pour gagner du temps, on vend des places dans cette réserve de place. Le billet peut fait apparaître différentes mentions en fonction du paramétrage initial : exemple : places supplémentaires, placement libre. L'opérateur de billetterie peut, une fois la séance passée, ré-ajuster la réalité de sa jauge en annulant les places pré-éditées des spectateurs non venus. Il n'y a pas de revente d'une même place.Tout soupçon de cet ordre peut faire l'objet d'une vérification très simple : chaque coupon d'annulation édité lors d'une suppression doit être accroché au billet effectivement annulé.

L'équipe gagnante du Quizz

Bettie du Théâtre de Sartrouville
Lydia du Carré Léon Gaumont à Sainte-Maxime
Caroline du Théâtre de la Renaissance à Oullins
Marie du Festival de Marseille
Marie de la Biennale de Lyon
Sandrine de la Coursive de la Rochelle

Chaque membre de l'équipe gagnante a reçu un panier de produits locaux

LE DIAPORAMA

Merci à tous les participants pour la qualité de nos échanges et l'esprit de bonne humeur qui a présidé à ce 22ème Forum. A l'an prochain !

Merci à tous les participants au Forum Sirius 2019 !